宅建業の免許は取得して、その後会社名が変わったり、役員が交代したり、事務所の移転などさまざまな分岐点が生じることがあるでしょう。
経営を続けていけば、いずれは発生する変化に対し、その都度、許可行政庁へ届出が義務付けられています。うっかり忘れが起きないように、今回は、神奈川県の手引きを参考に、変更届出が必要な事項と注意点を整理して解説します。
鉄則の３０日ルール？
宅建業法第９条により、免許を受けた事項に変更が生じた場合、その事実が発生した日から３０日以内に変更届出書を提出しなければなりません。
神奈川県知事免許の業者の場合、提出先は神奈川県県土整備局 事業管理部 建設業課 宅建指導グループです。
３０日以内であれば、所属している保証協会の各支部を経由して提出することも可能です。ただし、期限を過ぎてしまうと協会経由が難しくなる場合があるため、早めの対応が肝要です。
変更届出が必要な主な事項
どのような項目が変わった時に届け出が必要なのか、主なケースを５つのカテゴリーに分けて見ていきましょう。
①商号(社名)や名称の変更
会社の名前が変わった場合はもちろんですが、注意が必要なのは組織変更です。
・有限会社から株式会社へ変更した
・個人事業主から法人化した
この場合は新規免許申請が必要になるケースが多いですが、名称変更のみの場合も要注意です。これらも商号または名称の変更として届け出の対象となります。
②役員・代表者の交代や氏名変更
法人の場合、代表取締役はもちろん、取締役や監査役などの役員に変更があった際も届け出が必要です。
・新しく役員が就任
・役員が退任
・既存役員の氏名変更
特に役員の就任については、履歴事項全部証明書に変更内容が反映されていることが前提となります。
③事務所の所在地・名称の変更
本店の移転だけではなく、従たる事務所などの支店の新設や廃止、名称変更も対象です。
・事務所の移転
・支店の新設
・支店の閉鎖
事務所の変更は、案内図や写真、賃貸借契約書などの建物の使用権原を証明する書類、その他の添付書類が非常に多くなる傾向があります。
④政令で定める使用人の変更
政令で定める使用人とは、支店長や営業部長のことです。
・支店長の交代
・支店長の氏名変更
これらも役員と同様、欠格事由に該当しないことの誓約書や略歴書などの提出が求められます。
⑤専任の宅地建物取引士の変更
宅建業において最も重要な専任の宅建士に関する変更です。
・新しい専任の宅建士の変更
・専任宅建士の就任
・専任宅建士の退職
間違えやすい実務上の３つのポイント
手引きの「注意事項」には、実務上非常に重要なことが書かれています。
①専任の宅建士は「二段構え」の手続きが必要
専任の宅建士が交代する場合、会社としての変更届を出す前に、宅建士個人として登録変更が済んでいなければなりません。具体的には、宅建士本人の「宅地建物取引士資格登録簿」の勤務先が、自社に変更されている必要があります。ここがリンクしていないと、業者としての変更届は受理されませんので注意が必要です。
②添付書類の有効期限は３ヶ月
変更届には、登記事項証明書や身分証明書などを添付しますが、これらはすべて申請日前３ヶ月以内に発行されたものである必要があります。３ヶ月を超えていると受理されません。
③写真の撮影ルール
事務所の変更届では、建物の全景や入口、内部の写真を提出します。これには業者の看板が掲示されているか、居住スペースと区別されているかを確認する意図があります。撮影角度や内容には厳しいルールがあるため、スマホでの撮影ではなく、デジカメなどを使用して撮影しましょう。
変更届を放置するとどうなるの？
忙しいからと変更届を放置してしまうと、以下のようなリスクが発生します。
免許更新ができない
５年に一度の免許更新時、現在の実態と名簿が一致していないと、更新手続きがストップしてしまいます。
行政処分・罰則
届出を怠った、あるいは虚偽の届出をした場合、指示処分や業務停止処分、さらには罰金に処される可能性があります。
信頼の失墜
宅建業者名簿は、一般に公開されています。最新の情報が反映されていないことは、コンプライアンス意識の低さを露呈することになり、取引先や顧客からの信頼を損なう場合がありますので注意が必要です。
まとめ
宅建業の変更届出は、法務局での登記から始まり、宅建士個人の登録変更、会社としての変更届というように、正しい順序と準備が必要です。
特に神奈川県の場合、正副各１部の提出が必要であり、添付書類も多岐にわたります。経営者の皆様が本業に専念するためにも、これら複雑な手続きは、当事務所のような専門家に依頼することをおすすめします。
変更届が必要な事項か否かと、悩まれた方は、当事務所までお気軽にご相談ください。
正確かつ速やかな対応で、貴社の免許維持をサポートします。
「グラス湘南行政書士事務所」
