建設業の申請に携わっていると、許可通知書が届いた直後に「建設業許可業者検索システム」で調べてみると、ご自身の会社が出てこなかったり、以前の更新期間のままである場合があります。
これはまだ許可が有効ではないのかと、ご質問を受けることがあります。
結論からいうと、許可は有効です。これにはシステムに反映されるまでには、タイムラグが生じてしまうのです。
今回は、このタイムラグの発生と、反映待ちの間に直面しがちな問題への対処法を解説します。
許可の有効とシステム反映は別
大前提として、許可の法的効力が発生するタイミングです。
建設業許可の効力は、システムに載った時ではなく、許可通知書に記載されている許可年月日から発生します。通知書がお手元にあるということは、行政庁での決裁は完了しており、紛れもなく建設業許可業者です。
では、なぜ国土交通省の建設業者情報検索システムにはすぐに載らないのでしょうか。
データ更新のプロセス
検索システムに情報が掲載されるまでには、以下のようなステップを踏んでいます。
①各都道府県・地方整備局での許可決定(ここで許可通知書が発送される)
②行政庁内でのデータ入力・確定作業
③国土交通省の中央電算システムへのデータ転送
④検索システムへの反映・公開
この国交省の中央電算システムへのデータ転送と検索システムへの反映、公開がリアルタイムではなく、定期的な一括更新で行われているため、数日から数週間のズレが生じる場合があるのです。
反映までにかかる時間の目安
許可行政庁によって多少の違いはありますが下記へ目安を記載します。
| 許可区分 | 反映までの目安 | 傾向 |
| 大臣許可 | 約１週間程度 | 国交省と整備局の連携が比較的スムーズ |
| 知事許可 | １週間から３週間程度 | 都道府県によって更新頻度が異なる |
特に年度末や連休前後などは、申請件数の急増に伴い、通常よりも反映に時間がかかる傾向があります。
システム未反映で困る３つのシーンと対処法
特に以下の３つのケースでは注意が必要です。
①元請業者からのマイページ登録・書類提出を求められた場合
最近は、元請業者が独自のクラウド管理システムを導入しており、そこでの情報更新に国土交通省の検索結果を紐づけているケースがあります。
検索システムの結果ではなく、許可通知書の写しをスキャンして送付しましょう。それで十分許可の証明になります。
②経営事項審査(経審)や入札参加資格審査の申込み
システムに反映されていないと、ネット予約や電子申請がエラーになることがあります。
当事務所のような行政書士を通じて、管轄部署へデータ未反映だが申請可能かを事前確認します。多くの場合、通知書の写しを添付することで受付を早めてもらうなどの調整を相談してみてください。(各許可行政庁による)
③銀行融資の審査
銀行が裏付けとして検索システムをチェックすることがあります。
建設業許可証明書を取得することをお勧めします。これは許可通知書とは別に、行政庁が現在、この内容は間違いなく許可されています、と公的に証明してくれる書類です。手数料はかかりますが、これがあれば銀行の審査を進めることができるでしょう。
焦り禁物、確認は入念に
許可通知書が届いてから１ヶ月以上経過しても検索システムに反映されない場合は、注意が必要です。
稀ではありますが、行政庁側でのデータ入力ミスや、システムの不具合でデータが止まってしまう可能性がゼロではありません。万が一、あまりに遅いと感じた場合は、手続きを行政書士または許可行政庁に確認を入れるのが得策です。
なお、検索する際は（株）や株式会社の入力ルールの違いで、社名検索だとヒットしないこともあるので注意が必要です。
まとめ
思わず、画面に表示されているものが最新だと思いがちですが、依然として紙の通知書または原本照合された写しが証明として重要です。
検索システムへの反映は、あくまで公表（情報の公開）というサービスの一環といえます。反映が遅れているからといって、貴社の許可が否定されるものではありません。
元請業者への説明や、経営事項審査や産業廃棄物収集運搬業許可などへの連携でお困りでしたら、お気軽に当事務所までご連絡ください。
「グラス湘南行政書士事務所」
