建設業を営む中で、元請業者からや公共工事の入札参加資格審査などで、許可を証明する書類を求められる場面が多々あります。
その際、建設業許可通知書と建設業許可証明書という似た名前の書類が登場し、違いは何なのかと迷われる方も少なくありません。
今回は、これら２つの書類の違いと、提出時に気を付けるべきポイントについて解説します。
建設業許可通知書とは？
建設業許可通知書は、新規許可や更新許可、業種追加などが認められた際に、都道府県知事や国土交通大臣などの許可権者から送られてくる書類です。許可が決定したときに１回に限り送られてくるものであり、原則として再発行はされません。いわば、建設業許可の出生届のようなものです。紛失してしまうと、後述する建設業許可証明書で代用せざるを得なくなるため、原本は大切に保管する必要があります。
建設業許可証明書とは？
一方の建設業許可証明書は、申請者が管轄の土木事務所や整備局などに申請して発行してもらう現在の許可状況を証明する公的な書類です。
手数料はかかりますが、必要な時にいつでも発行して貰うことができます。
入札参加資格審査や銀行融資の申込みなど、最新の許可状態を確認する必要がある手続きでは、通知書ではなく、こちらの証明書を求められるのが一般的です。
許可通知書と許可証明書の違い
主要な項目を比較表として下記へ挙げます。
| 項目 | 建設業許可通知書 | 建設業許可証明書 |
| 発行者 | 都道府県知事または国土交通大臣 | 都道府県知事または国土交通大臣 |
| 発行時期 | 許可が下りた際 | 申請した際(随時) |
| 再発行 | 不可 | 何度でも可能(実費) |
| 主な用途 | 事務所への掲示、自社保存 | 入札参加、元請への提出、融資 |
| 内容の鮮度 | 発行当時の情報 | 最新の情報 |
提出時に気を付けるべき３つの重要ポイント
書類を提出する際、不備があると工期の遅れや審査落ちにつながる可能性があります。以下の３点は必ず確認しましょう。
①原本か写しかを確認する
おおくの場合、写しの提出で足りますが、公共工事の入札や重要な契約では原本照合や原本提出を求められることがあります。通知書は再発行ができないため、原本を提出して戻ってこないというトラブルがないよう、必ず確認してください。
②証明書の有効期限に注意
５年という建設業許可そのものの有効期限とは別に、証明書自体の発行期限によるルールがあります。多くの行政庁では発行から３ヶ月以内のものと指定されています。古い証明書を使い回すと、受理されないため提出の直前に取得することが肝要です。
③記載内容と現状が一致しているか
商号変更、代表者交代、本店の移転などがあった場合、通知書の内容は古いままになります。最新の情報が反映された変更届が受理されている状態で、最新の証明書を取得しなければ、正しい説明になりませんので注意が必要です。
許可通知書を紛失してしまった場合の対処法
前述したように、許可通知書を紛失してしまった場合、再発行はできません。しかし以下の方法で代替が可能です。
①建設業許可証明書を取得する
通知書の代わりに、証明書を提出することで、ほとんどの手続きはカバーできます。
②許可台帳の閲覧・写しの取得
役所で管理されている建設業許可業者台帳の情報を確認・謄写することで、許可の事実を確認できます。
ただし、元請業者によってはどうしても通知書のコピーが欲しいと言われることもあるでしょう。その場合は紛失したため、代わりに最新の証明書を提出しますと、当事務所のような行政書士を通じて説明するとスムーズです。
まとめ
スムーズな手続きのために
建設業許可通知書は、先々も提出が必要な書類として大切に保管して頂き、既に紛失してしまっている場合には、最新の建設業許可証明書を取得する、といった運用が良いかと思われます。
どの書類を揃えばいいのか分からない・・
証明書の取得に行く時間がない・・
・・といったお悩みがあれば、ぜひ当事務所へご相談ください。
「グラス湘南行政書士事務所」
