建設業許可を維持していく中で、多くの経営者様が一度は思われる疑問があります。
「建設業許可は５年に１回の更新があるのに、なぜ毎年わざわざ決算報告(決算変更届)を出さなければならないのか？」といった事です。
確かに、５年に一度まとまった更新手続きがあるのに、毎年似たような財務諸表を提出するのは、面倒な作業に感じられるかもしれません。
しかし、この１年に1回の報告には、建設業界の信頼性を守るための重要な理由と、提出しないことによる甚大なリスクが隠されています。
今回は、なぜ毎年決算変更届を提出しなければならないのか、その理由を解説します。
法律で定められた義務であること
法律で決まっているからと言ってしまうと、元も子もない話ですが、建設業法第１１条２項により、毎事業年度終了後４ヶ月以内に決算変更届を提出することが義務付けられています。
「更新の時にまとめて出せばいいだろう」と考えていらっしゃる方もいるかと思いますが、これは建設業法違反になってしまいます。最悪の場合、６ヶ月以下の懲役または１００万円以下の罰金の対象になり得ますので注意が必要です。
「５年間」は変化するには長すぎる
建設業許可の有効期限は５年間です。この５年という月日は、経営環境においては非常に長い時間といえます。
売上が急激に伸び、大きな工事を受注できる体力はあるのか、逆に経営難に陥って工事の継続が危ぶまれる状態ではないか、不適切な会計処理が行われていないかを、毎年の決算変更届出で確認しています。
５年に一度しかチェックが入らないとしたら、極端な話、倒産寸前の企業が維持をしたまま大きな工事を受注し、工事途中で投げ出してしまうといった事態を防ぐことができなくなります。
未提出が招く更新拒否という最大の恐怖
これが実務上、もっとも避けなければならないポイントです。決算変更届を１年分でも欠かしていると、５年に一度の建設業許可の更新を受け付けてもられません。
更新時期になって慌てて５年分をまとめて作成しようとするケースもありますが(未提出であれば致し方ないのですが)、これは非常に危険といえます。
書類の散逸
数年前の領収書や通帳のコピー、外注先との契約書を探す手間が発生します。
整合性の欠如
５年分を一度に作ると、過去の確定申告との整合性が取れなくなるなどのミスが起きやすくなります。
窓口での厳格化
期限を大幅に過ぎた提出は、窓口で厳しく指導されるだけではなく、受付そのものを保留されるリスクもあります。
もし更新が間に合わず、許可が失効してしまったら、５００万円以上の工事が受注できなくなるだけでなく、利益損失の機会が増えてしまう状況になりかねません。
閲覧制度による対外的な信用証明
提出した決算変更届は、管轄の行政庁で誰でも閲覧できるという点です。
「自分の会社の懐事情を見られるのは嫌だ」と感じるかもしれませんが、これは逆に見れば、健全な経営を行っていることを公的に証明していることになります。
元請会社が新規の協力会社を選定する際や、金融機関が融資を判断する際、この閲覧用書類をチェックすることは珍しくありません。毎年欠かさず期限内に書類を提出しているという事実は、「この会社はコンプライアンス(法令遵守)意識が高い」という強力な裏付けになるのです。
公共工事(経審)への必須ステップ
公共工事の入札参加を目指す企業にとって、決算変更届は避けて通れません。経営事項審査(経審)を受けるためには、その前提として決算変更届が受理されていなければなりません。まとめ
決算変更届は以下の３つに集約することができます。
①法律を守り、罰則を避ける
②５年後の更新をスムーズに行う
③取引先や銀行からの信頼を勝ち取る
この３つのメリットを考えれば、４ヶ月という期限を守る価値は十分にあると言えるでしょう。
「日々の業務が忙しくて、どうしても書類作成まで手が回らない」
「会計ソフトの内容をどう建設業指定の様式に書き換えればいいか分からない」
そのようなお悩みの際は、ぜひ当事務所へお気軽にご相談ください。単に書類を作成するだけではなく、５年後の更新を見据えたアドバイスやサポートをさせていただきます。
「グラス湘南行政書士事務所」
